Datapolitik for ejendomsadministration

Åben menuen

WTC advokaternes datapolitik for ejendomsadministration

WTC advokaterne A/S (”WTC”) er underlagt databeskyttelsesloven og persondataforordningen (GDPR), hvilket bl.a. betyder, at vi er forpligtet til at oplyse dig om, hvilke af dine personoplysninger WTC behandler, samt hvilke rettigheder du har i forbindelse hermed.

1. Dataansvarlig

WTC advokaterne A/S, CVR-nr. 20 79 40 38, Slotsgade 36B, 1. sal, 3400 Hillerød, telefon 48 22 00 40, e-mail wtc@wtc.dk, er dataansvarlig.

2. Personoplysninger og formål

I forbindelse med WTC’s administration af din ejendom eller ejendommen du bor i samt ved besøg på WTC’s hjemmeside, har WTC brug for i nødvendigt omfang at behandle og opbevare følgende kategorier af oplysninger:

  • Navn, adresse, e-mailadresse og telefonnummer
  • Personnummer/CPR.nr. (kun når det er relevant)
  • Kontonummer (kun når det er relevant)
  • IP-adresse (ved accept af cookies på vores hjemmeside)

Alle oplysninger bliver behandlet fortroligt i overensstemmelse med de advokatetiske regler, retsplejeloven, databeskyttelsesloven og persondataforordningen (GDPR).

WTC’s behandlingsgrundlag udspringer af både den legitime interesse, jfr. artikel 6 (1) (f) i persondataforordningen, som WTC har i at behandle og opbevare klientdata, samt nødvendigheden heraf for at kunne administrere din ejendom.

WTC har endvidere en legitim interesse, jfr. artikel 6 (1) (f) i persondataforordningen i at behandle personoplysninger om dig, hvis du er lejer/beboer eller sidder i bestyrelsen i en ejendom, som WTC administrerer. Det samme gør sig gældende, hvis du er ansat som vicevært i en ejendom, som WTC administrerer. Derudover er WTC ved lønindberetning forpligtet til at indberette lønoplysninger til SKAT, hvorved dit CPR-nr. er nødvendigt, jfr. artikel 6 (1) (c) i persondataforordningen. Derudover sker behandlingen efter artikel 6 (1) (b) i persondataforordningen (om opfyldelse af en kontrakt). Ved digital signering sker behandlingen af dit CPR.nr. på baggrund af dit samtykke, jfr. databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, jfr. artikel 6 (1) (a) og 7 i persondataforordningen.

I forbindelse med at du besøger WTC’s hjemmeside og accepterer cookies behandler WTC din IP-adresse. WTC anvender cookies, som sikrer hjemmesidens funktionalitet og genererer statistik. Derudover bruger WTC cookies til at analysere hjemmesidens trafik til brug for markedsføring. WTC behandler kortvarigt din IP-adresse, når WTC anvender cookies. I visse tilfælde vil din IP-adresse blive delt med WTC’s partnere inden for analyse, sociale medier og annoncering. WTC har med baggrund her i en legitim interesse, jfr. artikel 6 (1) (f) i persondataforordningen i at behandle din IP-adresse. Der henvises i øvrigt til WTC’s cookiepolitik, hvor du kan læse mere, herunder hvordan du fjerner cookies.

Almindeligvis modtager vi ovenstående personoplysninger direkte fra dig. Vi modtager som en naturlig del af vores administration også oplysninger om dig fra anden side, eksempelvis fra offentlige myndigheder, forsikringsselskaber, forsyningsselskaber, udlejer eller fra vores samarbejdspartnere. I så fald vil du som en naturlig del af administrationen blive informeret herom.

3. Modtagere og behandlere af personoplysninger

Dine personoplysninger behandles af WTC, medmindre anden brug følger af henvendelsens natur eller opgavens art.

I forbindelse med WTC’s ejendomsadministration vil personoplysninger i nødvendigt omfang blive videregivet til forbrugsafregningsselskaber, ejendomsmæglere, en eventuel revisor, ejendommens bankforbindelse, en eventuel bestyrelse, offentlige myndigheder samt øvrige beboere/lejere/ejere. Oplysninger om viceværter vil derudover blive videregivet til et eventuelt lønbureau samt SKAT.

Dine personoplysninger kan også blive videregivet til vores samarbejdspartnere og databehandlere, såfremt videregivelsen er formålstjenestelig eller nødvendig i forbindelse med ejendomsadministrationen. Vores nuværende databehandlere, der modtager personoplysninger om dig, er UNIK System Design, som udbyder vores sagsbehandlingssystem samt digital underskrift, Experian A/S, der udbyder vores kreditvagt, datavagt og adgang til RKI-registret, TD-K A/S, der varetager vores telefonsystem, Kimo Consult ApS, der drifter vores IT, og udbyder vores sikkermail-løsning, Microsoft (e-mails), SuperOffice, der udbyder vores CRM-system samt Prosedo, der udbyder vores administrationssystem i ejendomsadministrationen.

4. Adgang til indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning, indsigelser og dataportabilitet

Du har mulighed for at få indsigt i, hvilke informationer WTC har registreret om dig. Ønsker du det, udleverer WTC en elektronisk kopi af de indsamlede oplysninger.

Du kan til enhver tid gøre indsigelse mod, at oplysninger om dig gøres til genstand for behandling. Du har derudover ret til at kræve registrerede personoplysninger om dig berigtiget eller slettet eller behandlingen heraf begrænset.

Du har i visse tilfælde ret til at få udleveret eller overført dine personoplysninger til en anden dataansvarlig.

Der kan efter persondataforordningen være konkrete situationer, hvor WTC ikke er forpligtet til at efterkomme ovenstående rettigheder.

Hvis du ønsker at udnytte dine ovenstående rettigheder, skal du rette henvendelse til wtc@wtc.dk eller telefon 48 22 00 40.

5. Varighed af opbevaring

Personoplysningerne vil blive opbevaret forsvarligt i 10 år fra sagen er arkiveret. Dette er bl.a. for at undgå interessekonflikter samt med henblik på opfyldelse af bogføringsloven. Personoplysninger indhentet i henhold til hvidvaskloven slettes dog efter 5 år. Personoplysninger om samarbejdspartnere, som behandles af vores ejendomsadministration, opbevares i 5 år efter samarbejdet er ophørt. Personoplysninger om tidligere lejere opbevares i op til 2 år efter lejeren er fraflyttet lejemålet med henblik opgørelse af vand og varme. Oplysninger om viceværter, der er ansat i forbindelse med WTC’s ejendomsadministration, opbevares i 5 år efter viceværten er fratrådt.

6. Klage

Du har mulighed for at klage over behandlingen af personoplysninger. Klage indgives til Datatilsynet, Borgergade 28, 5, 1300 København K, dt@datatilsynet.dk.

Du kan hente datapolitik for ejendomsadministration som PDF her.