Når danske virksomheder eller offentlige myndigheder overfører personoplysninger til lande uden for EU/EØS – såkaldte tredjelande – stilles der særlige krav i GDPFlere virksomheder optager samtaler til dokumentation, oplæring eller bevisførelse. Men hvornår er det lovligt – og hvornår risikerer du at overtræde databeskyttelsesforordningen (GDPR)? En ny afgørelse fra Datatilsynet viser, at manglende gennemsigtighed kan få alvorlige konsekvenser.
Sagen om tandlægevirksomheden
En tandlægevirksomhed optog gennem mere end et år en række samtaler med en medarbejder uden at informere vedkommende. Medarbejderen blev først bekendt med optagelserne flere år senere, da de blev brugt i en retssag. Datatilsynet vurderede, at virksomheden ikke havde et gyldigt retligt grundlag for optagelserne og dermed havde handlet i strid med databeskyttelsesforordningen. Konsekvensen blev, at Datatilsynet udtalte alvorlig kritik for brud på gennemsigtighedsprincippet og manglende lovhjemmel. Sagen understreger, at virksomheder altid skal sikre et klart retligt grundlag og i ansættelsesforhold desuden være opmærksomme på reglerne om kontrolforanstaltninger, før de optager samtaler.
Oplysningspligt, gennemsigtighed og formål
En af nøgleprincipperne i databeskyttelsesforordningen er gennemsigtighed. Som udgangspunkt har du oplysningspligt over for deltagerne i en samtale om, at du som dataansvarlig indsamler oplysninger, og til hvilket formål. Oplysningspligten kan dog i særlige tilfælde udskydes eller begrænses – f.eks. hvis det er nødvendigt for at sikre efterforskning eller varetage væsentlige hensyn til virksomhedens legitime interesser. I den konkrete sag havde tandlægevirksomheden imidlertid ingen gyldig begrundelse for at fravige oplysningspligten og levede derfor ikke op til gennemsigtighedskravene.
Manglende hjemmel
Ud over bruddet på gennemsigtighedsprincippet fandt Datatilsynet, at tandlægevirksomheden helt manglede et retligt grundlag for optagelserne. Efter databeskyttelsesforordningen må personoplysninger kun behandles, hvis der foreligger en lovlig hjemmel, f.eks. samtykke fra den registrerede, opfyldelse af en kontrakt, en retlig forpligtelse eller en tungtvejende legitim interesse. Ingen af disse betingelser var opfyldt i sagen, og optagelserne var derfor ulovlige.
Det er vigtigt både at overholde databeskyttelsesreglerne og de ansættelsesretlige bestemmelser, f.eks. reglerne om kontrolforanstaltninger, inden du optager en samtale med en medarbejder.
Inden du optager samtaler, anbefaler vi, at du rådfører dig med en juridisk rådgiver.
Du kan også læse: Overholder I slettefristerne for personoplysninger?
Du kan læse Datatilsynets regler og vejledning om optagelse her eller her
Rådgivning
Er du i tvivl om, hvordan du må bruge lydoptagelser i din virksomhed? Vores specialister i ansættelsesret og databeskyttelse rådgiver dig gerne om lovlige kontrolforanstaltninger, så du undgår kritik eller sanktioner fra Datatilsynet.
Har du spørgsmål?
Hvis du har brug for hjælp, er du naturligvis velkommen til at kontakte os.
Kontakt en ekspert på området
Gabriel L. Martiny
Advokat (H) | Partner
