Når en lejer fraflytter dit lejemål, er det afgørende, at du som udlejer får dokumenteret lejemålets tilstand grundigt med en fraflytningsrapport. En korrekt udfyldt rapport er din vigtigste dokumentation, hvis der senere skulle opstå uenighed om skader eller manglende istandsættelse efter fraflytning. Derudover er det for de udlejere, der udlejer mere end ét beboelseslejemål, lovpligtigt at udarbejde en fraflytningsrapport. Hvis ikke man overholder reglerne i lejelovens § 187, mister man retten til at gøre sit fraflytningskrav gældende over for lejer.
I denne artikel guider vi dig igennem, hvordan du udarbejder en fraflytningsrapport, som beskytter dig mod økonomiske tab og minimerer risikoen for konflikter med lejeren.
Hvad er en fraflytningsrapport?
En fraflytningsrapport er et skriftligt dokument, der beskriver lejemålets stand ved lejers fraflytning – og som specificerer, hvilke arbejder der skal udføres for lejers regning. Lejemålets stand skal sammenlignes med indflytningsrapporten for at vurdere, om der er opstået skader eller slitage, som lejeren kan holdes ansvarlig for.
Udlejer kan kræve udgifterne til istandsættelse afholdt af lejer, når lejeren ikke har opfyldt sin vedligeholdelsespligt, eller når lejeren ved uforsvarlig adfærd har påført lejemålet skader.
Ved udarbejdelse af en fraflytningsrapport i forbindelse med lejers fraflytning og nøgleaflevering, er det vigtigt at få alle detaljer med i rapporten, så du har håndfast dokumentation, hvis der senere opstår uenighed. Rapporten bør indeholde billeder af alle de forhold, som man vil gøre gældende over for lejer. Det kan være vanskeligt at tage gode billeder af ridser på vægge, men det er vigtigt at gøre sig umage, da Huslejenævnet vurderer billedmaterialet. Standen bør nøje beskrives, og det skal også beskrives, hvilken istandsættelse der udføres til udbedring, f.eks. ”Træ er slidt med ridser og slitage. Slibes og lakeres.”
Hvorfor er en fraflytningsrapport vigtig?
Mangelfuld dokumentation kan føre til, at du som udlejer selv skal betale for istandsættelse efter lejers fraflytning, selvom skaderne reelt er lejerens ansvar. En grundig fraflytningsrapport med gode billeder mindsker risikoen for:
- Dyre reparationer, som udlejeren ikke kan kræve betaling for
- Langvarige juridiske tvister
- Uenighed om boligens stand ved fraflytning
- Større chancer for at vinde sagen, hvis den ender i Huslejenævnet
Med andre ord: En god fraflytningsrapport kan spare dig for både tid og penge.
Sådan laver du en god fraflytningsrapport
Her får du en praktisk tjekliste til udarbejdelse af fraflytningsrapporten:
- Indkald lejeren til et fælles flyttesyn hurtigst muligt og senest til afholdelse to uger efter, at du er blevet bekendt med lejers fraflytning. Hvis du er omfattet af reglerne om lovpligtigt syn, skal lejer indkaldes skriftligt med minimum 1 uges varsel. Dvs. at du skal indkalde lejer inden for den første uge, hvis du skal nå at afholde synet rettidigt. I kan dog godt aftale et kortere varsel, men det kan være risikabelt at satse på.
- Hvis du ikke er omfattet af reglerne om lovpligtigt syn, skal dit krav fremsættes over for lejer senest 14 dage efter, at du er blevet bekendt med, at lejer er fraflyttet lejemålet. Dette vil normalt være at regne fra nøgleaflevering.
- Tag grundige fotos, der dokumenterer boligens stand på synet. Sammenhold med indflytningsrapporten.
- Gennemgå alle rum systematisk og fotografér alle flader.
- Tjek særligt vægge, lofter, gulve, køkken, badeværelse, rengøring og inventar.
- Anvend et afkrydsningsskema eller digital platform til at udarbejde fraflytningsrapporten, så det er muligt at udlevere en kopi af rapporten til lejer på synet.
- Beskriv alle skader og istandsættelseskrav detaljeret og neutralt – rum for rum og flade for flade – herunder med angivelse af, at udbedring foretages for lejers regning. Vær opmærksom på, at det som udgangspunkt ikke senere er muligt at fremsætte supplerende krav over for lejer.
- Få begge parters underskrifter på rapporten (for modtagelse af kopi af rapporten) inden lejer forlader flyttesynet.
- Hvis lejeren nægter at underskrive, dokumentér dette skriftligt og send rapporten til lejeren straks.
Hvad hvis lejeren er uenig i fraflytningsrapporten?
Hvis lejeren er uenig i fraflytningsrapportens indhold, er det vigtigt at handle hurtigt. Notér lejerens indsigelser skriftligt og overvej at få en uvildig vurdering fra en sagkyndig. Jo hurtigere du får styr på uenighederne, desto mindre er risikoen for en dyr og langvarig konflikt. Kan I ikke nå til enighed, bør I kontakte juridisk bistand med henblik på at indbringe sagen for Huslejenævnet. De kan nogle gange reagere hurtigt og komme ud og besigtige, hvis ikke der er sket istandsættelse. Hvis I vælger at istandsætte, er det vigtigt med specifikke tilbud på arbejdets udførelse og dokumentation for udgifterne i form af faktura.
Når fraflytningsrapporten er udarbejdet, og I er færdige med istandsættelse, skal der sendes en flytteopgørelse til lejer. Der er ingen ”hårde” frister herfor, men den bør udarbejdes uden unødigt ophold mens alle har sagen i frisk erindring.
Få professionel hjælp til fraflytningsrapporten
Er du i tvivl om, hvordan du udarbejder en korrekt fraflytningsrapport, eller har du en tvist med en lejer om et istandsættelseskrav efter fraflytning? Hos WTC advokaterne hjælper vi udlejere med både juridisk rådgivning og udarbejdelse af fraflytningsrapport. Med vores hjælp står du stærkt, hvis der opstår uenighed om istandsættelse efter fraflytning.
Kontakt os i dag for en uforpligtende snak om, hvordan vi kan hjælpe dig som udlejer.
Du kan også læse mere her: Istandsættelse ved fraflytning — hvad gør jeg?
Har du spørgsmål?
Hvis du har brug for hjælp, er du naturligvis velkommen til at kontakte os.
Kontakt en ekspert på området
