Digital kommunikation mellem lejer og udlejer

Skriftlig kommunikation sker i dag primært via digitale platforme, der har erstattet mange af de fysiske breve. Den digitale kommunikation giver mulighed for væsentlige administrative besparelser og en mere smidig kommunikation mellem lejer og udlejer.

Valget af kommunikationsform er imidlertid ikke uden konsekvenser, da det har betydning for eksempelvis bevisbyrden for, om en meddelelse er kommet frem, og hvornår den er kommet frem. Derfor er det ikke uvæsentligt, om du og din lejer kommunikerer pr. brev eller e-mail.

I denne artikel kan du læse, hvilke regler der gælder for kommunikation mellem lejer og udlejer.

Lejekontrakter indgået før den 1. januar 2018

Hvis du har indgået en lejekontrakt før 1. januar 2018, er udgangspunktet, at den primære kommunikationsform er pr. brev. Derfor skal du og din lejer aktivt aftale, hvis kommunikationen i stedet skal være digital, og I kan således udveksle mailadresser og digitale dokumenter.

Siden den 1. januar 2019 har lejer dog frit kunne vælge at anvende fysisk eller digital post. Lejer kan således vælge kommunikationsform fra gang til gang, såfremt I ikke har aftalt andet. Det er imidlertid kun lejer, der har denne frie ret.

Hvis du som udlejer ønsker at skifte fra brevkommunikation til digital kommunikation, skal du give din lejer besked i form af en meddelelse. Meddelelsen har ingen formkrav, men vi anbefaler, at den på en tydelig måde giver lejer en forståelse af, at du fremadrettet anvender digital kommunikation. Som udlejer er det dig, der skal kunne dokumentere, at lejer har modtaget meddelelsen, hvorfor det anbefales, at meddelelsen sker ved anbefalet post.

Hvis du og din lejer tidligere udelukkende har kommunikeret digitalt uden forudgående aftale, vil det medføre, at parterne stiltiende har accepteret digital kommunikation som fremtidig kommunikationsform.

Lejekontrakter indgået efter den 1. januar 2018

For lejekontrakter indgået efter 1. januar 2018 gælder, at parterne har valgfrihed i forhold til brug af kommunikationsform. Både udlejer og lejer kan således frit vælge at kommunikere digitalt uden at give en forudgående meddelelse herom. Varsling om eksempelvis huslejestigning og varmeregnskab kan således frit fremsendes via e-mail.

Både udlejer og lejer kan af forskellige personlige årsager ønske, at kommunikationen kun foregår med fysisk post. Lejeloven giver mulighed for, at både udlejer og lejer – med én måneds varsel til den første i en måned – kan kræve at meddelelser alene fremsendes ved fysisk post. En sådan meddelelse til den anden part skal være tilstrækkelig tydelig, således at den anden part gøres klart, at den fremtidige kommunikationsform er fysisk post. Afsenderen skal ligeledes kunne dokumentere, at meddelelsen er kommet frem til modtageren.

Nogle personer er fritaget fra digital post i medfør af reglerne om digital post fra offentlige afsendere. I tilfælde af fritagelse fra digital post vil reglerne om digital kommunikation efter lejelovens regler ikke finde anvendelse. Når du eller din lejer har dokumenteret fritagelsen over for den modsatte part, vil adgangen til at kommunikere digitalt efter lejelovens regler bortfalde. Det er vigtigt, at den fritagne part oplyser om fritagelsen og dokumenterer den, hvis den anden part ønsker dokumentation.

Såfremt ingen af jer er fritaget fra digital kommunikation, giver det mulighed for, at udlejer kan sende flyttesynsrapporter til lejer digitalt. En digital flyttesynsrapport giver bedre mulighed for at dokumentere lejemålets stand ved ind- og fraflytning, hvormed risikoen for ubehagelige efterspil minimeres.

Læs mere om udlejers forpligtelser til at indkalde og fortage ind- og fraflytningssyn i disse artikler: Lejers indflytning – indflytningsrapport og Lejers udflytning – udflytningsrapport.

WTC advokaterne bistår gerne med udarbejdelse af digitale flyttesynsrapporter, således at du og din lejer sikres bedst muligt.

Hvem har bevisbyrden for, at en meddelelse er kommet frem?

Der er altid en risiko for, at en meddelelse ikke når frem til modtageren og dermed går tabt. Det er derfor ikke uden betydning, hvordan du vælger at sende dine meddelelser.

Udgangspunktet er, at den part som skal sende en meddelelse – og som oftest har behov for bevise, at den er kommet frem – må tage forsendelsesrisikoen. Hvis du vælger at kommunikere digitalt, skal du være opmærksom på, at det kan være svært at bevise, at meddelelsen er nået frem. For eksempel vil e-mails, der ryger i spamfilteret, ofte ikke blive anset som leveret til modtageren.

Vi vil anbefale, at du får din advokat til at bistå dig med lejeretlige skrivelser. Advokaten har stor erfaring med at tage højde for valg af kommunikationsform og beviskrav, således at dine interesser varetages på betryggende vis.

Opsigelser og påkrav skal sendes med fysisk post

I lejeloven er der beskrevet nogle særlige situationer, hvor parterne ikke selv kan vælge kommunikationsform.

Hvis du som udlejer ønsker at opsige en lejer, skal dette eksempelvis meddelelses med fysisk post. Hvis du sender en opsigelse pr. e-mail, vil opsigelsen ikke være gyldig, og du vil blive henvist til at sende en ny opsigelse med fysisk post.

Der er ikke i lejeloven knyttet formkrav til lejers opsigelse. Ofte vil det være aftalt i lejekontrakten, at opsigelsen skal ske skriftligt til udlejer. Hvis det er aftalt mellem lejer og udlejer, at der kan ske digital kommunikation mellem parterne, antages det, at en opsigelse på sms eller e-mail vil opfylde kravet om skriftlighed. Vi anbefaler dog altid at fremsende opsigelsen med fysisk post.

Hvis lejer har indsigelser til udlejers opsigelse, skal denne ligeledes sendes med fysisk post.

Hensynet bag disse regler er at minimere risikoen for fejlkommunikation, da lejeren kan risikere at miste tag over hovedet, såfremt lejer ikke reagerer på meddelelsen.

I tilfælde af lejers manglende betaling af husleje skal udlejers påkrav ligeledes fremsendes med fysisk post. Læs også: Hvordan kan det godtgøres, at dit påkrav er kommet frem?